Ons privacyreglement

Dit privacyreglement geeft inzicht in de manier waarop RegioEffect als dienstverlener zijn privacyregeling heeft ingericht en geïmplementeerd. Voor RegioEffect staat zorgvuldigheid in de omgang met klantgegevens centraal. Onze klanten moeten ervan op aan kunnen dat gevoelige, arbeidsgerelateerde zaken vertrouwelijk worden behandeld. In die zin is een zorgvuldige omgang met het vastleggen en uitwisselen van persoonlijke gegevens een vooraarde voor een toegankelijke dienstverlening. Vertrouwelijkheid en openheid naar kandidaten en klanten zijn belangrijke aspecten voor onze organisatie en horen volgens ons bij een professionele houding van onze adviseurs. Soms is het voor effectieve dienstverlening noodzakelijk dat onze adviseurs persoonlijke gegevens van klanten met elkaar uitwisselen, om op die manier de juiste dienstverlening te kunnen bieden. Ook daarvoor willen wij heldere afspraken maken over hoe er met deze gegevens wordt omgegaan, in het belang van de privacy van onze klanten. Wij verzamelen persoonsgegevens in een online dossier, dat wordt geregistreerd in ons automatiseringssysteem. Dit dossier houden wij bij voor onze kandidaten en relaties, om op maat dienstverlening en hulp te kunnen bieden. We werken met inlogcodes en wachtwoorden voor de beveiliging. Alle medewerkers van RegioEffect hebben inzage in dit dossier. Ons privacyreglement is gebaseerd op de Noloc Gedragscode en conform de geldende wetgeving (Wet bescherming persoonsgegevens).

1. Bereik

Dit reglement is van toepassing binnen RegioEffect en heeft betrekking op de gehele geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens van onze klanten. Onder onze klanten vallen onze kandidaten, relaties en opdrachtgevers, hierna te noemen ‘’betrokkenen’’. Wij maken gebruik van Otys Officemanager als automatiseringssysteem. Het is eveneens van toepassing op de niet geautomatiseerde verwerking van persoonsgegevens die in een bestand zijn opgenomen of die bestemd zijn om daarin te worden opgenomen.

2. Doel

Het doel van onze verwerking van persoonsgegevens is om te beschikken over de gegevens die noodzakelijk zijn voor het realiseren van afgesproken en geplande resultaten, zoals die zijn afgesproken met onze klanten en staan omschreven in onze jaarplannen. Hiermee willen wij onze eigen resultaten waarborgen en dienstverlening op maat kunnen bieden aan onze klanten.

3. Verzameling, verwerking en bewaring

1. Persoonsgegevens worden alleen voor de in dit reglement benoemde doeleinden verzameld en worden niet verder verwerkt op een manier die onverenigbaar is met de doeleinden waarvoor ze zijn verkregen.
2. Persoonsgegevens dienen – gelet op de doeleinden waarvoor zij worden verzameld of vervolgens worden verwerkt – toereikend en ter zake dienend te zijn; er dienen niet meer persoonsgegevens te worden verzameld of verwerkt dan voor het doel van de registratie nodig is.
3. Persoonsgegevens mogen slechts worden verwerkt indien: (1) de betrokkene voor de verwerking zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend; (2) de gegevensverwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij betrokkene partij is (bijvoorbeeld de arbeidsovereenkomst met betrokkene) of voor handelingen, op verzoek van betrokkene, die noodzakelijk zijn voor het sluiten van een overeenkomst; (3) de gegevensverwerking noodzakelijk is om een wettelijke verplichting van RegioEffect na te komen; (4) de gegevensverwerking noodzakelijk is met het oog op een belang van RegioEffect of van een derde, tenzij dat belang strijdig is met het belang van degene van wie de gegevens worden verwerkt en dát belang voorgaat.
4. Alle adviseurs van RegioEffect zijn verantwoordelijk voor het goed functioneren van de verwerking en het beheer van de persoonsgegevens
5. De adviseurs dragen er zorg voor dat er passende technische en organisatorische maatregelen worden uitgevoerd ter beveiliging tegen enig verlies of enige vorm van onrechtmatige verwerking van de gegevens.
6. Persoonsgegevens worden in overeenstemming met de Wet en dit reglement op behoorlijke en zorgvuldige wijze verwerkt.
7. De bewaartermijn voor persoonsgegevens is in beginsel vijftien jaar, te rekenen vanaf het tijdstip waarop zij zijn vervaardigd, of zoveel langer als redelijkerwijs uit de zorg van een goede adviseur voortvloeit. Na deze bewaringstermijn worden persoonsgegevens binnen een termijn van drie maanden verwijderd.
8. Indien de bewaartermijn van de persoonsgegevens is verstreken of de betrokkene een verzoek tot verwijdering doet (zie hoofdstuk 6) vóór het verstrijken van de bewaartermijn, worden de desbetreffende gegevens binnen een termijn van drie maanden verwijderd.
9. Persoonsgegevens worden niet langer bewaarde in een vorm die het mogelijk maakt de betrokkene meer te identificeren dan noodzakelijk is voor de realisatie van de doelen van de samenwerking/relatie met RegioEffect.
10. Verwijdering van gegevens blijft echter achterwege wanneer redelijkerwijs is aan te nemen dat: (1) het bewaren van groot belang is voor een ander dan de betrokkene; (2) het bewaren op grond van een wettelijk voorschrift vereist is of (3) indien daarover tussen de betrokkene en RegioEffect overeenstemming bestaat.

4. Recht op inzage door betrokkene

De betrokkene heeft recht kennis te nemen van de verwerkte gegevens die op zijn persoons betrekking hebben, indien hij/zij dat wenst. Om deze wens uit te spreken dient de betrokkene een verzoek in te dienen bij RegioEffect. RegioEffect deelt de gegevens met de betrokkene, op diens verzoek, zo spoedig mogelijk maar uiterlijk binnen één maand na ontvangst van het verzoek. Dit betreft de deling van een verzameling aan documenten, voor een volledig overzicht van de communicatie tussen RegioEffect en de betreffende persoon, en gegevens over de persoon die in het bezit van RegioEffect zijn. RegioEffect kan weigeren aan een verzoek tot inzage te voldoen, indien en voor zover dit noodzakelijk is in verband met: (1) de opsporing en vervolging van strafbare feiten; (2) de bescherming van de betrokkene of rechten en vrijheden van anderen.

5. Recht op inzage door derden

Verstrekking van persoonsgegevens van betrokkenen van RegioEffect aan derden geschiedt in beginsel niet. Dit gebeurt alleen na toestemming van de betrokkene, met hoge zorgvuldigheid. Indien RegioEffect zonder toestemming van betrokkene persoonsgegevens aan derden verstrekt, stellen wij de betrokkene daarvan onverwijld in kennis, tenzij dit gevaar oplevert voor personen of zaken.

6. Recht op correctie, aanvulling, verwijdering

1. Op verzoek van een betrokkene gaat RegioEffect over tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming van de over de verzoeker verwerkte persoonsgegevens, indien en voor zover deze gegevens feitelijk onjuist, voor het doel van de verwerking onvolledig, niet ter zake dienend zijn of meer omvatten dan voor het doel van de registratie nodig is, dan wel anderszins in strijd met een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Het verzoek van betrokkene bevat de aan te brengen wijzigingen.
2. RegioEffect deelt de verzoeker zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen één maand na ontvangst van het verzoek, schriftelijk mee of hij/zij daaraan voldoet. Indien hij/zij daaraan niet of niet geheel wil voldoen, motiveert hij/zij dat.
3. RegioEffect draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling, verwijdering en/of afscherming binnen 14 werkdagen, en wanneer dit redelijkerwijs niet mogelijk blijkt anders zo spoedig mogelijk nadien, wordt uitgevoerd.

7. Onvoorzien

In gevallen waarin dit reglement niet voorziet, beslist RegioEffect, met inachtneming van het bepaalde in de Wet en het doel/strekking van dit reglement, wat een gerechtvaardigde actie is.